Digitālā rēķinu izrakstīšana: kā tas var uzlabot jūsu uzņēmējdarbību?

Vēl nekad nav bijis tik svarīgi vadīt savu biznesu gudrāk, nevis grūtāk. Tā kā daudzi uzņēmumi cenšas vienkāršot savas procedūras, lai neatpaliktu no pieprasījuma, viens no aspektiem, kas, iespējams, ir palicis novārtā, ir rēķinu izrakstīšana tiešsaistē.

Digitālā rēķinu izrakstīšana ir daudz mūsdienīgāka metode, kas līdz minimumam samazina laiku un izdevumus, kas saistīti ar rēķinu sagatavošanu, nosūtīšanu un saņemšanu. Šī procedūra arī novērš vajadzību pēc dokumentu kārtošanas, jo ļauj nosūtīt un saņemt rēķinus elektroniski. Tā ir tikai viena no integrētas uzņēmējdarbības stratēģijas sastāvdaļām.

Atskats uz rēķinu izrakstīšanu

Iedomājieties, ka ir 2008. gads, un jūs izrakstāt klientam rēķinu par paveikto darbu. Jūs ieejat rēķinu izrakstīšanas programmā, bet tā nav pietiekami gudra, lai fiksētu visu informāciju par paveikto darbu, tāpēc jūs pārvietojaties starp datorā esošajām lietojumprogrammām, lai ievadītu datus pēc iespējas precīzāk. Jūs saglabājat un izdrukājat rēķinu, ieliekat to aploksnē un nosūtāt klientam.

Pēc trim darba dienām klients saņem rēķinu, bet atklāj kļūdu, kas liek jums izdrukāt jaunu rēķinu. Jūs ieejat savā programmā, lai veiktu labojumus, un pēc tam nosūtāt klientam pa pastu jaunu rēķina eksemplāru. 

Jūs jau esat iztērējis vērtīgu laiku un naudu uzdevumam, kas varēja aizņemt dažas minūtes, un tagad jums ir jāgaida vēl ilgāk, lai saņemtu maksājumu. Pārsteidzoši, bet daudzi uzņēmumi to joprojām dara. Tāpēc apskatīsim iemeslus, lai pārietu uz digitālo rēķinu izrakstīšanu jau šogad!

Kas ir e-rēķins?

E-rēķins ir mūsdienīga un bezpapīra rēķinu izrakstīšanas metode, kas izmanto digitālo tehnoloģiju, lai izveidotu, nosūtītu, saņemtu un apstrādātu rēķinus. Atšķirībā no tradicionālās rēķinu izrakstīšanas papīra formātā, kad fiziski rēķini tiek drukāti, sūtīti un apstrādāti manuāli, e-rēķinu izrakstīšana automatizē visu rēķinu izrakstīšanas procesu.

E-rēķini ir rēķinu elektroniska nosūtīšana iepriekš noteiktā strukturētā formātā. Šis formāts ļauj datorsistēmām automātiski nolasīt rēķinus, tādējādi nodrošinot tūlītēju piegādi un saņemšanu. Tādējādi rēķinu izrakstīšanas process tiek ievērojami paātrināts. Papīra rēķins, kas pārveidots PDF formātā, nav e-rēķins.

Kā notiek digitālā rēķina nosūtīšana?

Digitālā rēķina sagatavošanas rīks automātiski izveidos rēķinu, izmantojot datus no pareizajiem avotiem, un pirms nosūtīšanas ļaus jums apstiprināt informāciju.

Pēc tam rēķins tiks elektroniski nosūtīts saņēmējam, kurš tiks informēts par tā saņemšanu. Atkarībā no tā, vai klients ir iestatīts saņemt elektronisko rēķinu tieši savā tiešsaistes bankā vai finanšu risinājumā, tas tiks nosūtīts vai nu tur, vai pa e-pastu. 

Pēdējais solis ir apmaksa. Jo vairāk digitāli konfigurēts klients, jo ātrāk tiek veikts maksājums. Tā kā gandrīz viss notiek automātiski, nav nepieciešams manuāli iezīmēt datus, drukāt vai sūtīt papīru pa pastu – tas ietaupa laiku un naudu.

Vēl viena lieliska iezīme ir tā, ka digitālais rēķinu izrakstīšanas risinājums darbojas arī kā jūsu rēķinu pastkastīte: jums ienākošie rēķini būs vienuviet, neatkarīgi no tā, vai rēķins sākotnēji ir elektronisks, PDF formātā vai papīra.  

Ieguvumi, izrakstot rēķinus digitāli

Mazāk kļūdu un ievērojami efektīvāk

Kļūdas var izmaksāt dārgi, un, ja tās rodas bieži, tās var kaitēt jūsu attiecībām ar klientiem. Spēja savlaicīgi (un precīzi) nosūtīt rēķinus ne tikai nodrošina klientu apmierinātību, bet arī ātrāku maksājumu veikšanu jūsu uzņēmumam. Digitālā rēķinu izrakstīšana arī uzlabo precizitāti un efektivitāti, novēršot lieku datu ievadīšanas iespēju, kas parasti ir cilvēciskas kļūdas. 

Ātrāki maksājumi – ātrākas apstrādes

Rēķinu apmaksas termiņi parasti sākas ar rēķina saņemšanu. Tā kā elektroniski nosūtīts rēķins ir uzreiz pieejams saņēmējam, maksājumi tiek veikti savlaicīgi. 

Materiālu izmaksu ietaupījums

Papīra rēķinu pārvaldība ir dārgs un laikietilpīgs process. Ieviešot automatizētu rēķinu sagatavošanas sistēmu, šīs izmaksas var samazināt par vismaz 50%. Lai gan ar e-rēķinu ieviešanu ir saistītas dažas sākotnējās izmaksas, šīs izmaksas parasti kompensē ilgtermiņa ietaupījumi, kas rodas, automatizējot procesus.

Labāka naudas pārvaldība

Izmantojot e-rēķinus, nav nepieciešams drukāt, skenēt un manuāli apstrādāt rēķinus. Uzņēmumi, kas izmanto elektronisko risinājumu, novēro ievērojamu samazināšanos laikā no pasūtījuma līdz naudas saņemšanai, kas arī tas palīdz samazināt kavēto maksājumu skaitu. Tas palīdz vēl vairāk uzlabot klientu apkalpošanas stratēģijas.

Tiek uzlabota arhivēšana

Uzņēmumiem saskaņā ar likumu ir jāsaglabā rēķini, lai nākotnē nodokļu iestādes varētu veikt pārskatu. Drukāti rēķini parasti nav piemēroti ilgtermiņa uzglabāšanai, iespējamo draudu kā ugunsgrēks iespējamībai. Šādos apstākļos sekas uzņēmumam var būt diezgan dārgas. Digitālo rēķinu dati jau ir elektroniskā formā, un tādējādi tos var viegli integrēt elektroniskā arhivēšanas sistēmā. 

Videi draudzīga ietekme

Pārejot uz e-rēķiniem, jūs varat novērst nepieciešamību pēc papīra. Papildus enerģijas ietaupījumam jūs varat samazināt atkritumus un izdevumus, kas saistīti ar papīra piegādi un vēstuļu izsūtīšanu pa pastu.

Drošības stiprināšana

Datu precizitāte un drošība ir ļoti svarīgi rēķinu izrakstīšanas un finanšu pārvaldības aspekti uzņēmumiem. Tradicionālā papīra rēķinu izrakstīšana var būt neaizsargāta pret kļūdām, datu aizsardzības pārkāpumiem un krāpšanu. E-rēķinu izrakstīšana veicina drošības pasākumus, mazinot šos riskus.

E-rēķini ir arī mazāk pakļauti bojājumiem, nozaudēšanai vai zādzībai salīdzinājumā ar papīra rēķiniem. E-rēķinu platformās bieži vien izmanto šifrēšanu, autentifikāciju un citus drošības pasākumus, lai aizsargātu rēķinu datus.

Uzņēmuma sagatavošana pārejai uz digitālajiem rēķiniem

• Novērtējiet savu pašreizējo procesu: sāciet ar esošā rēķinu izrakstīšanas procesa novērtēšanu. Identificējiet jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi, un noskaidrojiet, kā e-rēķini var palīdzēt risināt šīs problēmas.
• Izglītojiet un apmāciet savu komandu: pārejai uz jaunu sistēmu nepieciešama jūsu komandas līdzdalība. Nodrošiniet apmācību un resursus, lai pāreja notiktu bez sarežģījumiem.
• Izvēlēties pareizos rīkus: izvēloties e-rēķinu risinājumu, pievērsiet uzmanību tādām funkcijām kā integrācijas iespējas ar esošajām sistēmām, lietotāju draudzīgums un atbilstība vietējiem standartiem.
• Plānojiet pāreju: e-rēķinu ieviešanai jābūt pakāpeniskai. Sāciet ar nelielu skaitu, iespējams, ar dažiem klientiem, un pakāpeniski pārejiet uz pilnīgu e-rēķinu izrakstīšanu.
• Saziņa ar klientiem: informējiet klientus par pāreju uz e-rēķinu izrakstīšanu. Uzsveriet  priekšrocības, piemēram, ātrāku apstrādi un lielāku drošību.

Pāreja uz digitālo rēķinu sistēmu ir veids, kā jūsu uzņēmums var kļūt efektīvāks un rentablāks. Pateicoties tādām priekšrocībām kā automatizācija, kas samazina fizisko resursu izmantošanu, paaugstināta efektivitāte, darbaspēka mazināšana un samazināta kļūdu iespējamība, tas ir lielisks risinājums jebkuram uzņēmumam.

Izvēlieties tādu pakalpojumu sniedzēju, kas spēs piedāvāt visas rēķinu iestatīšanas iespējas, kuras jums nepieciešamas. Sākot ar savu klientu piesaisti platformai un beidzot ar iespēju, piemēram, atzīmēt daļēju maksājumu apmaksu. Uzlabojiet sava uzņēmuma funkcijas jau šodien, jo tās veicinās produktivitāti turpmāk! 

Uz sarakstu